Projekte und Prozesse bestimmen unser Leben. Arbeitsabläufe, die fast jedes Mal gleich ablaufen, also einen Anfang (Start) und ein Ende (Ziel) haben, nennen wir Prozesse. Wenn allerdings zwischen Start und Ziel jedes Mal eine andere Schrittfolge, andere Ressourcen, Zeitpläne und Abzweigungen geplant sind oder ungeplant auftauchen, handelt es sich eher um ein Projekt.
Das wahre Leben ist eine Mischung aus beiden.
An dieser Stelle möchte ich auf lesenswerte Quellen verweisen:
- Das Organisationshandbuch des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung . Mit Blick auf Verwaltungsprozesse werden hier die Grundlagen von Geschäftsprozessen erläutert. Bringen Sie Zeit zum Stöbern mit, denn die Artikel sind umfangreich, aber inhaltlich korrekt.
- Wikipedia erklärt das Thema in kompakter Form: Geschäftsprozessmanagement (GPM) .
- Auch die Norm ISO 9001 fordert den prozessorientierten Ansatz als Basis für ein Qualitätsmanagementsystem.
Prozessmodellierung
Ein Prozessmanagement beginnt mit einer Prozessmodellierung, also der Dokumentation von Arbeitsabläufen. Diese werden in Form von Flussdiagrammen oder Symbolen in einem geeigneten Tool dargestellt.
Top-down-Ansatz: Prozesse aus Sicht der Führung
Beim Top-down-Ansatz werden die Prozesse ausgehend von der Unternehmensleitung sowie den Abteilungs- und Teamleitern erfasst und dargestellt. Dabei beschreiben die Führungskräfte, wie sie die Arbeitsabläufe ihrer Mitarbeiter wahrnehmen und wie diese aus ihrer Sicht idealerweise gestaltet sein sollten. So entsteht ein übergreifendes Bild der organisatorischen Abläufe, Verantwortlichkeiten und angestrebten Prozessstrukturen.
Bottom-up-Ansatz: Prozesse aus Sicht der Mitarbeiter
Beim Bottom-up-Ansatz werden die Mitarbeiter direkt in die Prozesserfassung einbezogen. In Interviews schildern sie ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe, identifizieren Schwachstellen und bringen eigene Verbesserungsvorschläge ein.
Das daraus entstehende Bild der gelebten Praxis wird anschließend den jeweiligen Vorgesetzten zur Überprüfung vorgelegt, bestätigt oder bei Bedarf korrigiert. So entsteht eine realitätsnahe Prozessdarstellung, die sowohl das praktische Erfahrungswissen der Mitarbeiter als auch die Sichtweise der Führungskräfte berücksichtigt.
Prozessmodellierung und gemeinsame Abstimmung
Der Prozessmodellierer, ein interner oder externer Experte, führt die Ergebnisse des Top-down- und Bottom-up-Ansatzes in einem geeigneten Prozessmodellierungstool zusammen und visualisiert die Abläufe.
Anschließend werden die erarbeiteten Prozessmodelle den Führungskräften und Mitarbeitern vorgestellt und gemeinsam diskutiert. In diesem Dialog entsteht ein abgestimmter Prozess, der in der Regel einen verbesserten Ist-Zustand darstellt, jedoch noch nicht optimiert ist. Er bildet die Grundlage für die anschließende Prozessoptimierung.
Ganzheitliche Prozessoptimierung
Bei der Prozessoptimierung wird jeder einzelne Prozess systematisch auf Verbesserungspotenziale untersucht. Ziel ist es, den Ressourceneinsatz zu reduzieren, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Zwischenziele und Kontrollpunkte einzuführen sowie Schnittstellen und Verantwortlichkeiten zu optimieren.
Ein echtes, ganzheitliches Prozessmanagement entsteht jedoch erst, wenn diese Optimierung nicht isoliert für einzelne Prozesse, sondern systematisch über alle miteinander verknüpften Prozesse einer Organisation hinweg erfolgt. Ziel ist es, die gesamte Prozesslandschaft aufeinander abzustimmen, Synergien zu nutzen und die Leistungsfähigkeit der Organisation nachhaltig zu steigern.
Die drei Prozesskategorien einer Organisation
Unabhängig von ihrer Größe oder Branche lassen sich die Prozesse jeder Organisation in drei Gruppen einteilen: Führungsprozesse, Kernprozesse und Supportprozesse.
| Prozesskategorie | Beschreibung |
|---|---|
| Führungsprozesse (Managementprozesse) | Strategische Steuerung und Weiterentwicklung der Organisation. Sie geben die Richtung vor, setzen Ziele und überwachen deren Einhaltung. |
| Kernprozesse (Wertschöpfungsprozesse) | Direkt am Kundennutzen ausgerichtet. Sie generieren den eigentlichen Umsatz und stehen in direktem Kontakt mit dem Produkt oder der Dienstleistung der Organisation. |
| Supportprozesse (Unterstützungsprozesse) | Stellen die interne Infrastruktur bereit und ermöglichen das reibungslose Funktionieren der Führungs- und Kernprozesse. |
Mein Angebot
Prozessanalyse und Prozessmodellierung
Ich unterstütze Unternehmen dabei, ein strukturiertes Prozessmanagement aufzubauen und selbst weiterzuentwickeln.
- Analysieren der bestehenden Arbeitsabläufe
- Interviews mit Ihren Führungskräften und Mitarbeitern
- Erfassen der tatsächlich gelebten Prozesse
- Identifizieren der jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten
- Modellieren der Prozessabläufe
- Kompilieren zu einer Prozesslandkarte
- Prüfung der prozessbegleitenden Dokumente auf Vollständigkeit und Aktualität
Das Ergebnis: Eine transparente und nachvollziehbare Darstellung Ihrer gesamten Prozesslandschaft als fundierte Grundlage für die Prozessoptimierung und den Aufbau eines nachhaltigen Prozessmanagements.
Mein Anspruch
Prozessmanagement soll keine zusätzliche Bürokratie sein. Es soll Orientierung schaffen und Abläufe optimieren.