Dokumentenmanagement

Für einen Menschen beginnt das Dokumentenmanagement bei der Geburt mit einem Geburtsschein. Doch halt, das ist die falsche Bezeichnung. Das erste Dokument ist die Geburtsbescheinigung des Krankenhauses oder der Hebamme. Mit der bekommt man vom Standesamt eine Geburtsurkunde, wenn sie beantragt wird.

Beide Dokumente sollten sicher aufbewahrt werden, da sie unterschiedliche Zwecke erfüllen und in verschiedenen Situationen des Lebens benötigt werden.

Meine hier beschriebenen Dienstleistungen biete ich für das Dokumentenmanagement in Projekten an.

 

Was erstellt man zu welchem Zweck in welcher Phase eines Projekts?

Lebenszyklusphase Zweck der Dokumente Typische Dokumentenbezeichnungen
1. Planung & Ausschreibung Projekt definieren, vergeben und rechtlich absichern Machbarkeitsstudien, Variantenuntersuchungen, Ausschreibungsunterlagen, Leistungsverzeichnisse, technische Spezifikationen, Genehmigungsunterlagen, Verträge
2. Engineering / Planung Anlage technisch spezifizieren, um bauen zu können Zeichnungen, Berechnungen, BIM-Modelle, Schaltpläne, Baupläne, Statik, technische Datenblätter, Spezifikationen, Prüfpläne
3. Beschaffung Komponenten auswählen, bestellen und nachverfolgen Bestellungen, Herstellerunterlagen, Datenblätter, Zertifikate, Prüfzeugnisse, Lieferantendokumentation, Abnahmeunterlagen
4. Bau / Montage Tatsächlichen Baufortschritt dokumentieren Bautagesberichte, Montageprotokolle, Prüf- und Messprotokolle, Qualitätsnachweise, Fotodokumentation, Planänderungen, Mängellisten
5. Inbetriebnahme Nachweisen, dass die Anlage funktionsfähig und sicher ist Inbetriebnahmeprotokolle, Funktionsprüfungen, Messprotokolle, Abnahmeprotokolle, Prüfbescheinigungen, Testberichte
6. Übergabe / Rechnungsstellung Leistung, Vertragserfüllung und Abrechnung nachweisen Aufmaße, Leistungsnachweise, Abnahme, Schlussdokumentation, Rechnungen, Nachträge, Zahlungsnachweise, Gewährleistungsunterlagen
7. Betrieb & Instandhaltung Anlage über Jahre und Jahrzehnte betreiben und warten Wartungsunterlagen, Betriebsanweisungen, Ersatzteillisten, Anlagenstammdaten, Schaltpläne, Inspektionsberichte, Störungsberichte
8. Umbau / Erweiterung Veränderungen planen und den aktuellen Anlagenzustand erhalten Änderungszeichnungen, neue Berechnungen, Umbauprotokolle, aktualisierte Pläne, Genehmigungen, Revisionsunterlagen
9. Prüfungen & Compliance Sicherheit, gesetzliche Anforderungen und Betreiberpflichten nachweisen Wiederkehrende Prüfungen, Prüfbescheinigungen, Sicherheitsnachweise, Behördenkommunikation, Zertifikate
10. Stilllegung & Rückbau Anlage sicher außer Betrieb nehmen und zurückbauen Stilllegungskonzepte, Rückbauplanung, Gefahrstoffdokumentation, Demontageprotokolle, Entsorgungsnachweise, Abschlussdokumentation

 

Nach Punkt 6 sind alle Dokumente an den Benutzer übergeben. Das kann der externe Kunde sein oder der Betrieb in derselben Organisation.

„Was haben wir geplant, bestellt und gebaut – und können wir nachweisen, dass wir es vertragsgemäß gebaut haben?“

Nach der Übergabe ändert sich die Frage:

„Was steht tatsächlich dort, wie ist es aufgebaut, wie betreiben und warten wir es und was wird im Laufe der Jahrzehnte daran verändert?“

Im Idealfall stimmen nach einem Projektende und einer akzeptablen Übergangszeit das Projektergebnis und die Dokumentation des Ergebnisses überein.

Das Projekt erzeugt die erste Version des digitalen Gedächtnisses der Anlage oder des Produkts. Der Betrieb schreibt dieses Gedächtnis über Jahrzehnte weiter.